Jak nie marnować czasu i zwiększyć swoją produktywność?

Witam Cię!
Dzisiaj wpis ułatwiający życie, po prostu. Albo aż! Jest to temat, który niedawno omawiałam w pracy podczas szkolenia on-line i który jest mi bardzo bliski. Przedstawię ci kilka moich wskazówek, jak nie marnować czasu, stać się osobą produktywną (lub jeśli już taką jesteś, to jak te produktywność utrzymać lub zwiększyć) oraz jak sprawić, by mieć w ciągu dnia więcej czasu na przyjemności :) Brzmi nieźle?

1. Bądź tu i teraz - wydawać by się mogło, że jest to takie oczywiste, że żyjemy w chwili obecnej, a nie w przeszłości, czy w przyszłości. Jednakże wielu z nas ma tendencję do nadmiernego rozpamiętywania tego, co się stało i do częstego przejmowania się przyszłością - z tworzeniem czarnych scenariuszy włącznie.

Tymczasem z przeszłości powinniśmy wyciągnąć albo tylko to, co dobre albo lekcje - resztę zostawić i puścić w zapomnienie. Na przyszłość powinniśmy pracować - skupiając się przy tym na teraźniejszości, a nie na tym, co będzie.

Zasada bycia "tu i teraz" tyczy się także obecności umysłem, a nie tylko ciałem na wielu wydarzeniach. Najprościej mówiąc - jeśli uczestniczysz w zebraniu w pracy, to skup się na zebraniu w pracy. Nie zastanawiaj się co zrobisz, jak już z niego wyjdziesz. Jeśli nie masz zamiaru robić czegoś na 100% - to po co to w ogóle robić. Będąc skupionym na tym, co tu i teraz, unikniesz zadawania pytań (bo nie słuchałaś tego, co było mówione), unikniesz siedzenia nad tematem w domu, po godzinach - bo w pracy nie skupiałaś się na pracy.
Po prostu spójrz na to w ten sposób - jeśli musisz poświęcić 2 godziny swojego cennego czasu na zebranie w pracy to zrób tak, by po zakończeniu zebrania nie poświęcić już na te aktywność ani minuty.

2. Nie trać czasu na głupoty - ale na początku ustal, co dla ciebie jest głupotą! Dla jednych głupotą może być oglądanie seriali, a dla innych jest to największe hobby. Inna osoba uzna gry komputerowe za stratę czasu, a dla innej jest to najlepsza forma relaksu. Ustal, co wg CIEBIE nie wnosi nic pożytecznego do TWOJEGO życia i po prostu to wyeliminuj. U mnie na przykład było to oglądanie telewizji - od zawsze oglądałam tylko jeden serial, a niedawno przestałam oglądać nawet ten jeden. Po prostu poczułam, że nie wnosi on nic pożytecznego do moje życia i zdecydowanie wolę te 30 minut poświęcić na czytanie książki.

I tutaj jeszcze bardzo ważna kwestia! Chodzi o wyeliminowanie SWOJEJ głupoty, a nie KOGOŚ. Zatem nie gań swojego męża za oglądanie meczu, jeśli nie jest to jego głupotą :)

I fajne przeliczenie na podsumowanie:
1h internetu dziennie = 26 dni zmarnowanych w roku!
Zadaj sobie pytanie: Czy warto?

3. Ustal swoje wartości - jeśli ustalisz sama ze sobą, co jest twoją największą życiową wartością, to będzie ci o wiele łatwiej się tej wartości trzymać. Jeśli jest nią czas spędzony z dzieckiem, to będąc 8h w pracy skup się na pracy w 100%. Nie przynoś obowiązków do domu i po pracy w pełni oddaj się zabawie z dzieckiem :)
I co ważne - jeśli ten wspólny czas to dla ciebie coś bardzo ważnego, to nie włączaj telewizora po powrocie do domu. Często nim się zorientujesz - mijają już 2 godziny, a w tym czasie już dawno moglibyście bawić się w najlepsze.

4. Wyznacz sobie cel i ustal, po co coś robisz - zewsząd słyszymy, że trzeba mieć cele i ambicje. Jednak naprawdę to prawda - posiadanie bodźca PO CO coś robisz jest niezwykłą motywacją i zachętą. Rób każdego dnia chociaż jedną małą rzecz, która przybliży cię do osiągnięcia celu. Łatwiej jest zbierać do świnki skarbonki 2 zł dziennie, niż z dnia na dzień wyłożyć dużą sumę pieniędzy :)

Na zakończenie dnia zadaj sobie pytanie:

"Czy dzisiejszy dzień przybliżył mnie do osiągnięcia mojego celu?"

Ja dodatkowo zadaje sobie pytanie, które swoją oczywistością, bardzo do mnie trafia:

"Czy zapłaciłabym komuś za pracę, którą dzisiaj wykonałam?"

5. Planuj - działanie bez planu, to planowanie porażki. I faktycznie tak jest! Spisanie listy rzeczy do zrobienia w ciągu dnia sprawia, że po prostu wiesz, co masz robić. Jesteś produktywna, lepiej zorganizowana i zdecydowanie więcej zrobisz. Ja osobiście od 16 roku życia praktycznie nie rozstaje się z kalendarzem, zapisuję w nim wszystkie rzeczy, które muszę zrobić. Dzięki temu nie dość, że po prostu to wiem, to jeszcze nie muszę tego wszystkiego spamiętać! Jest to ogromna ulga dla naszych umysłów przeładowanych informacjami i obrazami.

Osobiście działam w taki sposób: codziennie wieczorem przepisuję plan następnego dnia na kartkę A4. Po lewej stronie umieszczam rzeczy do zrobienia co do godziny, a po prawej takie, które mogę zrobić w międzyczasie (np. wykonać telefon). Jeśli nie uda mi się zrealizować wszystkiego z mojej listy zadań, to rzeczy niewykonane przepisuję na następny dzień. Jednakże tutaj najważniejsze! Są to moje priorytety w dniu następnym i to od nich zaczynam dzień.
6. Międzyczas - jest to moje ulubione pojęcie dot. zarządzania czasem. Najprościej mówiąc chodzi o to, by wykorzystywać czas pomiędzy zadaniami, ale także moment, gdy np jedziesz taksówką, autobusem. W trakcie podróży komunikacją miejską możesz np. wysłać maile, zadzwonić, uzupełnić kalendarz, czy przeczytać rozdział książki. Po prostu wykorzystując takie momenty zyskujesz dodatkowy czas dla siebie, bo wiele rzeczy masz już zrobionych.

7. Nie odkładaj rzeczy na później - mamy ogromną tendencję do odkładania spraw na później i nastawiania 10 drzemek, zanim rano wstaniemy z łóżka. Poniżej przedstawię ci dwie przydatne zasady:

Zasada 2 minut - jeśli masz do zrobienia coś, co zajmie ci nie więcej, niż dwie minuty to po prostu zrób to od razu. Nie planuj tego, nie zapisuj w kalendarzu. Często zanotowanie pewnych działań w kalendarzu trwa dłużej, niż ich wykonanie! Jeśli masz wykonać szybki telefon, to nie przekładaj tego z rana na popołudnie, a z popołudnia na wieczór. Oszczędzaj swój mózg na rzeczy ważniejsze, bardziej warte zapamiętania.

Zasada 15 minut - jeśli bardzo, ale to bardzo nie chce ci się czegoś zrobić to ustal, że będziesz te czynność wykonywać przez tylko 15 min. Perspektywa krótkiej pracy sprawi, że chętniej się za nią zabierzesz, a po 15 minut najczęściej tak się "wciągniesz", że dokończysz zadanie.

(Powyższe zasady pochodzą z książki Natalii Knopek https://simplife.pl/ )

8. Podziel obowiązki na mniejsze - o wiele łatwiej przyjdzie ci zabrać się za posprzątanie jednego pokoju, aniżeli od razu całego mieszkania. Liczy się systematyczność :)

9. Naucz się mówić NIE - to umiejętność, której wielu z nas nie potrafi. Boimy się reakcji drugiej osoby na naszą odmowę. Tymczasem naprawdę niezwykle istotne jest uświadomienie sobie, że nasz czas jest cenny, bardzo cenny i nikt nam go nie zwróci. Zatem świadomie dobieraj czynności, na które poświęcasz czas. Jeśli koleżanka po raz dziesiąty w ciągu miesiąca namawia cię na zakupy, a ty nie masz ani ochoty, ani pieniędzy, ani czasu, to po prostu powiedz NIE.
Uwolnij się od życia według schematu innych i zacznij żyć według własnych zasad i własnego scenariusza!

10. Prawo Parkinsona - im mniej masz rzeczy do zrobienia, tym dłużej je robisz. Paradoks, prawda? Zastanów się. Czy nie jest tak, że w ten najbardziej zapracowany dzień zrobisz mnóstwo rzeczy i nawet znajdziesz czas na szybką kawę? Natomiast w dni, kiedy zadań i obowiązków mniej, to na wykonanie jednej czynności poświęcasz cały dzień? A najlepsze jest to, że wieczorem okazuje się, że nawet ta jedna rzecz nie jest zrobiona! A ty mówisz "jutro".
Po prostu czy chcesz, czy nie, to zrobienie rzeczy zajmuje tyle czasu, ile go masz. Jeśli na umycie okna masz 1 godzinę, to umyjesz okno w jedną godzinę, jeśli masz cały dzień to zajmie ci to cały dzień! Zwracaj zatem uwagę na ilość rzeczy do zrobienia w ciągu dnia :)

11. Nie ma ludzi niezastąpionych - to druga, zaraz po pkt. 9 kwestia, którą im sobie wcześniej uświadomisz, tym lepiej dla CIEBIE. Jeśli wydaje ci się , że "nikt nie zrobi tego lepiej, niż ja" to masz rację! Wydaje ci się. Nie ma ludzi niezastąpionych, zatem naucz się delegować zadania, nie staraj się robić wszystkiego sama. Jeśli dziecko lub mąż pytają, czy ci pomóc - to powiedz w końcu "Tak!", a nie standardowe "Nie, poradzę sobie".

12. Każdy z nas ma taką samą dobę - każdy z nas ma dokładnie 24 godziny każdego dnia.
Nie 23, nie 22 - dwadzieścia cztery. To od nas samych zależy, jak ten czas rozplanujemy (i czy w ogóle go rozplanujemy!), zatem weź swoje życie i swój czas w SWOJE ręce. Zanim po prostu zrobi to ktoś inny :)

Trzymam kciuki,
A.